Weniger Tools, mehr Ergebnisse – mein Ansatz für produktives Arbeiten

Ich habe eine Phase hinter mir, in der ich jede neue Produktivitäts-App ausprobiert habe. Notion, Todoist, Trello, ClickUp, Obsidian – du kennst das Spiel. Irgendwann habe ich mehr Zeit mit dem Organisieren meiner Arbeit verbracht als mit der Arbeit selbst.

Heute nutze ich drei Tools. Und ich schaffe mehr als je zuvor.

Das Problem mit zu vielen Tools

Jedes neue Tool verspricht, dein Leben einfacher zu machen. Und jedes einzelne tut das auch – isoliert betrachtet. Das Problem beginnt, wenn du fünf verschiedene Apps hast, die alle ein Stück deines Workflows abdecken. Plötzlich musst du Informationen zwischen Apps hin- und herkopieren, dich fragen wo du was abgelegt hast, und drei verschiedene Benachrichtigungssysteme im Blick behalten.

Das ist kein Produktivitätssystem. Das ist digitales Chaos mit hübscher Oberfläche.

Mein aktuelles Setup

Ich halte es bewusst einfach:

Für Projekte und Aufgaben nutze ich ein einziges Tool, in dem alles lebt – Timelines, Aufgaben, Notizen. Keine Trennung zwischen „Projektmanagement" und „Notizen". Alles an einem Ort.

Für Kommunikation gibt es genau einen Kanal pro Kunde. Keine E-Mail-Threads, die sich mit Slack-Nachrichten überschneiden. Ein Ort, eine Wahrheit.

Für Design arbeite ich direkt im Browser. Kein Hin und Her zwischen Mockup und Code – was ich designe, ist das, was am Ende live geht.

Warum weniger funktioniert

Es gibt einen psychologischen Effekt, der „Decision Fatigue" heißt: Je mehr Entscheidungen du am Tag triffst, desto schlechter werden sie. Und jedes Mal, wenn du überlegst, welche App du für etwas nutzen sollst, ist das eine Mikro-Entscheidung, die Energie kostet.

Mit weniger Tools fallen diese Entscheidungen weg. Du öffnest das eine Tool und arbeitest. Kein Nachdenken, kein Kontextwechsel, kein „Wo hatte ich das nochmal gespeichert?"

Der Test, den ich jedem empfehle

Schau dir alle Apps an, die du für deine Arbeit nutzt. Dann frag dich bei jeder einzelnen: Wenn ich diese App morgen löschen würde – was genau könnte ich nicht mehr tun? Wenn die Antwort „nichts Wichtiges" ist, lösch sie. Ernst gemeint.

Produktivität entsteht nicht durch das perfekte System. Sie entsteht, wenn du aufhörst, nach dem perfekten System zu suchen, und anfängst zu arbeiten. Mit dem, was du hast. So einfach und so schwer ist das.